Aplique el FM al diseño de entornos de educación superior

Conversaciones con David Martínez - Director global; FMHOUSE, España.

El Facility Management (FM) busca las mejores soluciones para que las empresas dispongan de espacios más productivos,  garantizando el correcto funcionamiento de las instalaciones mediante un mantenimiento óptimo, donde se debe asegurar que los servicios del edificio funcionen eficazmente, al mismo tiempo que se realiza la adecuada gestión de actividades tales como ratificar que se haga la debida limpieza de los espacios como también el tener registro del trabajo de los contratistas (ej. plomeros, electricistas, seguridad ).

El mobiliario es uno de los activos más importantes para todas las empresas, especialmente cuando se desea que el negocio se vea genial y atractivo. Pero hay muchas cosas que pueden salir mal con los muebles si no se mantienen correctamente, lo que significa que se debe hacer una correcta gestión entre presupuesto y calidad, esto es en cuestión el Facility Management.

Esto implica equilibrar la balanza entre garantizar un ambiente óptimo y rebajar los costos de los servicios asociados lo más posible. Cuando se habla de las universidades, se suele ser reacios a pensar en términos de productividad, pero los estudios de la iniciativa internacional Workplace Academy, llevados a cabo en Latinoamérica y España, han mostrado que los espacios de educación superior se benefician e incluso, necesitan de una estrategia de Facility Management que se puede basar en: 

1. ENTENDER LA POBLACIÓN

En todo proyecto de Facility Management se deben identificar y analizar a los pobladores de los espacios que habitan los entornos de aprendizaje.

Normalmente, se les clasifica por su actividad principal, aunque luego se les diferencie de forma cruzada, por ejemplo, con base en la generación a la que pertenecen, esto es, por el año en que han nacido.

En diversos estudios realizados en varias universidades de Latinoamérica y España, se han diferenciado grupos y subgrupos, llegando al nivel de detalle, por ejemplo, del año en que se cursan los estudios o de las categorías del personal docente y administrativo. En resumen y pensando en que la información resultará lo más general posible, se dejaron los datos resumidos para ciertos grupos generales, es decir, cuatro tipos de perfiles clasificados por actividades que realizan: el personal docente, el personal administrativo, Los estudiantes y los visitantes externos.

2. DISTRIBUIR EL ENTORNO

Una vez se conoce a los actores, hay que ubicarlos en el escenario. En el estudio llevado en cada universidad, se analizaron todos los espacios dentro de ellas.

En diversos estudios realizados en varias universidades de Latinoamérica y España, se han diferenciado grupos y subgrupos, llegando al nivel de detalle, por ejemplo, del año en que se cursan los estudios o de las categorías del personal docente y administrativo. En resumen y pensando en que la información resultará lo más general posible, se dejaron los datos resumidos para ciertos grupos generales, es decir, cuatro tipos de perfiles clasificados por actividades que realizan: El personal docente, El personal administrativo, los estudiantes y los visitantes externos aparte de los espacios cerrados, es decir, aquellos dotados con una puerta, hay que destacar el resto de espacios que se han convertido en espacios habitados por alumnos en actividad. En ese sentido, la gestión y posterior clasificación de los espacios se pueden identificar dos aspectos determinantes: la antigüedad y la arquitectura del inmueble y al mismo tiempo la importancia de haber incorporado nuevos edificios al conjunto del campus.
  • Área pedagógica: incluye aulas, talleres y aquellos espacios donde se imparten las clases y donde interactúan principalmente los alumnos y el personal docente. Son espacios con mayor necesidad tecnológica, pero donde aún prevalece el uso de pizarras. Ocupan el 47% de los espacios universitarios.
  • Área social y de servicios: se agrupan espacios tales como: las cafeterías o restaurantes, las tiendas de estudiantes, fotocopiadoras o libros, los gimnasios, etc. Se trata de espacios que están abiertos a un público estudiantil la mayoría del tiempo y que, en muchas ocasiones, están ocupados por concesiones a actores externos, quienes los explotan en nombre de la universidad. Ocupan el 11,7% de los espacios universitarios.
  • Áreas de profesores: son los espacios reservados exclusivamente para el uso del profesorado. Incluyen desde las salas de maestros, sus despachos y las zonas de reunión privadas, hasta las áreas nobles del rectorado y de la dirección. Aunque se supone que están pensados para un uso individual, algunos profesores convierten sus despachos en zonas de tutorías y de reunión con alumnos y colegas. Ocupan 27,4% de los espacios universitarios.
  • Área de administración: se refiere a los espacios usados por el personal administrativo. Tienen una ocupación prácticamente fija en el horario de trabajo y viven dinámicas con muy pocas fluctuaciones. Sus necesidades son básicas y alinean con los perfiles de las personas que los ocupan. Suelen estar ubicadas en zonas alejadas del tránsito y de la presencia de estudiantes. Ocupan el 2,3% de los espacios universitarios.
  • Elementos de comunicación: son todas las áreas que pueden ser consideradas espacios comunes, pero que no tienen ningún uso concreto, tales como pasillos, recibidores, etc., y que se han ido convirtiendo en zonas de trabajo. Incluyen por ejemplo pasillos de entrada convertidos en praderas de estudiantes o escaleras en salas de reunión. Ocupan el 13,9% de los espacios universitarios.

Por otro lado, algunos espacios emblemáticos han cambiado completamente de uso y casi de razón de ser como lo demuestran las bibliotecas. Si bien hace años eran el lugar donde se guardaban libros, la información y el conocimiento, con el tiempo empezaron a incorporar los computadores ya que allí radica el nuevo conocimiento. Hoy, estos espacios son aprovechados para la integración de personas acompañado de otras actividades relacionadas con el trabajo individual y colaborativo, el descanso y el aprendizaje activo. El estudio deja conclusiones interesantes para el desarrollo de espacios diseñados aplicando el Facility Management.

  • Se ha observado que el término “productividad” como tal, no es muy afín a los ambientes educativos y que, a diferencia de conceptos como ergonomía, concentración, iluminación, acústica, etc., no resulta relevante en el momento de diseñar entornos de trabajo. Para hablar de productividad se debe considerar qué hago y cómo lo hago, pero evaluando cuánto me cuesta hacerlo.
  • La mejora en los modelos de explotación de Facility Management en activos con grandes superficies, como los de las universidades, representan ahorros que pueden alcanzar hasta el 15 o 20%. Por otra parte, la reducción de los costes de operación de los inmuebles puede suponer un gran impacto en las cuentas de resultados de las universidades.
  • Los índices de uso respecto al tamaño de los espacios, revelan un pobre aprovechamiento de estos últimos. Por ende se recomienda aplicar modelos de TOC (Total Occupancy Cost) y TCO (Total cost of Ownership) para facilitar la toma de decisiones sobre lo que se invierte y lo que se obtiene.
  • Los alumnos son verdaderos usuarios o clientes de las universidades. Es necesario dotar los espacios de tecnología, invertir en sistemas de comunicación, de información etc. Implantar IT cuesta relativamente poco, también se deben adecuar espacios para asimilarla. También hay mobiliarios obsoletos con mal funcionamiento, incómodos y muchas veces insuficientes, así como muchas sillas en las aulas pero pocas afuera.
  • Se debe promover una mayor apertura hacia el exterior, a propósito del uso y del acceso a los espacios de servicios que no son propiamente académicos. Es hora de reinventar los espacios o desaparecer.

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